Güçlü belge yönetimi büyük bir volum dosyaları yönetmen işletmeleri ve kurumlar için önemli bir endişedir. Fiziksel kağıt belgeleri veya dijital kayıtları ile ilgilenmek, yanlış kayıtlar, kaybolan belgeler veya yavaş alış süreçleri değerli olabilir.

Belgeler barkodu kullanmak güçlü bir çözüm olabilir, daha kolay erişim için belgeleri düzenlemek ve izlemek için basit bir yol sunmak, daha doğruluğu arttırmak ve hataları azaltmak için basit bir yol olabilir.

Belgeler için Barcode Tipleri

Belgeler için barkodu sistemi uyguladığında, uygun barkodu tipini seçmek gerekli. Farklı barkodlar veri depolaması ve fonksiyonlar için farklı kapasiteler teklif ediyor ve doğruyu seçmek ihtiyaçlarınıza bağlı olacak.

Belge yönetimi için kullanılan ana barkodu tipleri:

1. 1D Barcodes (Linear Barcodes)

Bunlar en basit ve en geniş tanınan barkodu formatları. 1D barkodu sayısal verileri temsil eden farklı dul çizgilerinden oluşur.

1D barkodları depolayabileceği bilgi miktarında sınırlı olsa da, her belge eşsiz bir kimlik veya referens numarası ile ilişkilendiği yerde temel belge izlemesi için ideal oluyor.

Ortak formatlar Kod 39 ve Kod 128 dahil.

2. 2D Barcodes

1D barkodların farkında, 2D barkodların her iki dikkatli ya da yatay olarak verileri kodlamasına rağmen daha fazla bilgi almasına izin verir. Bu barkodlar dijital belge yönetimi ya da belge tanımlamaları ya da URL gibi ekleme meta verileri için ideal oluyor.

Popular 2D barcodes include: QR code and PDF417.

Belgeler için Barcode Praktik Uygulamaları

Barcode kurumların belgeleri daha etkili yönetmesine yardım etmesine, doğruluğu geliştirmesine ve dosyaları araştırmak için harcadığı zamanı azaltmak için önemli bir rol oynuyor.

Burada belgeleri yönetmek için çeşitli endüstri arasında barkodlar kullanıldığı özel örnekler var:

1. Sağlık bakımı

Sağlık bakımında, hasta kayıtlarına doğru ve hızlı erişim, laboratuvar sonuçlarında ve reçetler kritik. Barkodlar hasta dosyaları, tıbbi kayıtları ve ilaç paketlerini etiketlemek için geniş olarak kullanılır.

Barkodu tararak, s a ğlık bakımı profesyonelleri hastanın tıbbi tarihine hemen erişebilir, hataları azaltır ve doğru dosya her sefere alınmasını sağlayabilirler.

Hastane hastanesi hasta kayıtlarını takip etmek için barkodu sistemini kullanır. Her hastanın dosyası eşsiz bir barkodu belirlenmiştir. Bu kayıt erişiminin, güncellenmesini ya da taşınmasını her zaman taranır. Bu hasta verilerinin yanlış yerleştirilmediğini ve gerektiğinde yetkili kişilere erişilebilir olmasını sağlıyor.

2. Yasal Endüstri

Kanun firmaları, sözleşmelerden ve mahkeme raporlarına kadar büyük bir süre yasal belgeler ile ilgileniyor. Tek bir belge yanlış yerleştirmek gecikmesi ya da yasal sonuçları olabilir.

Bunu engellemek için birçok hukuk firmaları belgeleri için her dava dosyasını eşsiz bir kimliğe etiket etmek için barkodu kullanır. Bu belgelerin nerede kaydedildiğini ve ihtiyacında hızlı alması kolay olur.

Büyük bir hukuk firm a s ı her müşterinin dava dosyasını 128 barkodu ile etiketler. Dosya taşındığında veya erişildiğinde barkodu taranır ve kayıtlar, avukatların ve personellerinin belgeleri hemen bulmasına izin verir.

Ayrıca, barkodu tarama fiziksel dosyayı şirketin belge yönetim sisteminde depolanmış bir dijital versiyona bağlıyor.

3. Mali Hizmetler

Bankalar ve mali kurumlar, borç anlaşmaları, sözleşmeleri ve müşteri mali tarihleri gibi hassas ve yüksek volum kayıtlarını yönetmekten sorumlu.

Barkodlar kullanarak bu kurumların her belgeleri eşsiz bir referans numarası ile etiketlendirmesini sağlar, düzenleme standartlarına uygun doğru izleme ve alınmasını sağlar.

Bir banka hipotek anlaşmaları ve müşteri kayıtları etiketlemek için PDF417 barkodu uyguladı. Bölümler arasında bir belge güncelleştirildiğinde ya da taşındığında, barkodu güvenli bir belge yönetim sisteminde taranır ve kaydedilir. Bu, a çık bir denetim izlerini sağlar ve belge kaybının veya yanlış kaybının riskini azaltır.

4. Eğitim

Eğitimsel kurumlar sık sık öğrenci kayıtları, sınırları, yönetim dosyaları ve inceleme kağıtlarını yönetin. Bu belgeleri barkodlamak çalışanların öğrenci dosyalarını çoklu bölüm arasında takip etmesi veya yerlerini depolaması, kayıtların etkileşimliliğini geliştirmesi kolaylaştırır.

Üniversitesi öğrenci yazıları yönetmek için QR kodlarını kullanır. Her öğrencinin transkripti dosyanın güvenli bir dijital versiyonuna bağlı QR kodu ile etiketlendirildir. Kişiler fiziksel dosyaları aramadan belgeleri hemen almak için kodu tarayabilir.

5. Retail and Manufacturing

Mağaza ve üretim gibi endüstrilerde barkodlar sadece ürünler izlemek için kullanılır, fakat hesaplar, gemi kayıtlar ve inventör kayıtlar gibi bir dizi operasyon belgeleri yönetmek için kullanılır.

Barkodları belge yönetimi sürecine integrasyon yaparak, şirketler çalışma akışlarını akıştırabilir ve kağıt çalışma hatalarını azaltır.

Büyük bir satıcı hesapları takip etmek için Kod 128 barkodu kullanır. Her fatura barkodlanmış ve onaylama ve ödeme sürecinden geçerken her adımda taranıyor. Bu, finans ekibinin her faturanın durumunu izlemesine, gecikmelerini azaltmasına ve tam olarak sağlamasına izin verir.

Belge için bir Barcode nasıl oluşturulacak?

1. Barkodu Türü seçin: Daha detaylı bilgi için basit izleme veya 2D barkodu (QR kodu gibi) 1D barkodu seçin.

2. Bir Barcode Generatörü kullanın: Çevrimizde bir barkodu jeneratörü aracına git, gerekli belge verisini gir ve istediği barkodu format ını seç.

3. İndirme ve Uygula: Barkodu indir ya da fiziksel belgeler için yaz ya da dijital dosyalara gir.

Bölmek için belgeler için barkodu kullanmak, organizasyon, doğruluğu ve fiziksel ve dijital dosyalar için erişilebilirlik geliştirmek için pratik ve etkili bir yoldur.

Eğer belgeleriniz için barkodu sistemi uygulamaya çalışıyorsanız, barkodu jeneratörü kullanarak başlayın.